Az ügymenet megismerése azért fontos Önnek, mert ha nem volt még hasonló helyzetben, idegen területtel célszerűbb megismerkedni, mielőtt belefog bármibe. Kisebb munkák elvégzése szóbeli szerződéssel történik, a számlával együtt kapja meg a garanciális leírást és a minőségi tanusítványt. A nagyobb beruházások kizárólag írásbeli vállalkozási szerződés alapján realizálhatók, melyeknek ügymenetét az alábbiakban olvashatja.

Az ügymenet a kapcsolatfelvétellel kezdődik. A kapcsolat jellemzően e-mail, vagy telefon útján történik. A kérés, kérdés feldolgozása után az adatgyűjtés következik. Ennek szerepe a döntés-előkészítésben van, hiszen meg kell ismerni a már meglevő állapotot ahhoz, hogy kialakítható legyen a kívánt állapot. Az adatgyűjtés az épületgépészetben annyit jelent, hogy az összes fontos felhasználási és fogyasztási körülményt fel kell deríteni, valamint meg kell határozni az épület fűtési- és hűtési hőszükségletét, ha az nem ismert.

Az adatok beszerzése után az elsődleges árajánlat elkészítése következik. Ennek célja, hogy a beruházás nagyságrendjét meghatározza. Ebből következően természetesen nem pontos ajánlatról van szó, hanem csak közelítő ajánlatról. Ez rendszerint idáig még nem díjköteles. Ezután Önnek el kell döntenie, hogy ez a nagyságrend megfelel-e az elképzeléseinek, figyelembe véve a szolgáltatás mennyiségét, minőségét, tehát az ár-érték arányt, nem utolsó sorban a garancia és a szavatossági feltételeket.

A következő lépés már nincs ingyen, mert meg kell ismerni a kivitelezés helyszínét a tájolás, széljárás, az épület dimenzióinak, a helyiségek méreteinek, a közművek helyének feltérképezése céljából. Az idáig csak kommunikációs csatornákon tartott kapcsolat személyessé válik. Az üzemanyag-költség és az eltöltött idő óradíja adja a kiszállási díjat, amit a hatályos ár- és díjszabásban talál. A rendelkezésre álló adatok alapján készül el a pontosított árajánlat, amely immáron tartalmaz minden anyag- és munkadíjat a felmerülő összes költséget. Ennek alapján hozza meg Ön a döntést, megrendeli, avagy nem a kínált szolgáltatást. Rendszerint ez az árajánlat ingyenes. Amennyiben nem rendeli meg a szolgáltatást, Ön csak a kiszállási díjat "bukja el". Megrendelését írásban fogadjuk pl. e-mail által.

Ezután megtervezésre kerül a rendszer, az elvégzendő munkák alapját képező elvi kapcsolási rajz alapján, nagyobb munkák esetén a nyomvonal-terv és a függőleges csőterv.is. A munkák elvégzéséhez szükséges szöveges magyarázat is már a létrehozandó szerződés mellékleteit képezik. A szerződés tartalmazza az összes fontos kitételt, a kölcsönös biztosítékokat, a fizetési módokat, a szállítási és kivitelezési határidőket. A használt szerződés-minta itt olvasható. A szerződés-tervezetet eljuttatjuk Önnek, amennyiben megfelelőnek tartja, aláírja és a szerződés létrejön. A munkák elvégzése után Ön megkapja a kivitelezésről és a beépített anyagokról szóló leírásokat, használati utasításokat, a garanciális és reklamációs feltételeket a végszámlával együtt. A kivitelezés során a lehető legkevésbé okozunk Önnek és családjának kellemetlenséget, a keletkezett hulladékot feltakarítjuk és elszállítjuk.